Régi levelek és képeslapok: digitalizálás, átírás, leírás

A régi levelek és képeslapok a családi archívum leginformációsűrűbb tárgyai közé tartoznak. Egyetlen képeslap rögzíthet egy dátumot, egy helyszínt, egy kapcsolatot, egy kézírási stílust és egy pillanatot az időben. A megfelelő megőrzéshez három lépés szükséges: digitalizálás, átírás és leírás.

Ahol lehetséges, szkennelj fényképezés helyett. Egy 600 dpi-s síkágyas szkenner olyan fájlt állít elő, amely teljes méretben olvasható képernyőn és veszteség nélkül nyomtatható. Törékeny tárgyaknál egy dokumentumkamera vagy makrólencséjű telefon elfogadható alternatíva.

Szkenneld mindkét oldalt. A képeslap hátoldalán általában a cím, a bélyeg, a postabélyegző és az üzenet található. Az előlapon a kép van. Mindkettő a rekord részét képezi.

Mentsd TIFF formátumban az archiválási mesterpéldányt és JPEG formátumban a munkamásolatokat. Nevezd el a fájlokat szisztematikusan: küldő-fogadó-dátum vagy sorszám megfelelő naplóval.

Gépeld be minden levél vagy képeslap teljes szövegét. Az átírás kereshetővé és olvashatóvá teszi a tartalmat, amikor az eredeti kézírás nehezen olvasható. Őrizd meg az eredeti helyesírást, írásjeleket és sortöréseket. Jelöld az olvashatatlan szavakat [olvashatatlan]-nal találgatás helyett.

Nagyon rövid üzenetű képeslapoknál az átírás kevesebb mint egy percet vesz igénybe. Többoldalas leveleknél tovább tart, de az eredmény egy állandó, kereshető rekord.

Adj rövid leírást minden tárgyhoz: ki írta, kinek, mikor, honnan, és miről szól. Ha a dátum nincs ráírva a tárgyra, becsüld meg a kontextusból — postabélyegző, papírtípus, említett események —, és jegyezd meg, hogy becslés.

Rögzítsd a fizikai állapotot: szakadt, halványult, vízzel sérült. Jegyezd fel a bélyegeket, postabélyegzőket vagy egyéb jelöléseket, amelyek filatelista vagy történész számára érdekesek lehetnek.

Tárold az eredetiket savas mentes borítókban vagy mappákban, fénytől és nedvességtől védve. A digitális fájlok a munkamásolatok; az eredetiek az elsődleges rekordok.

Ez a cikk tájékoztató jellegű.